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Durante inundaciones, incendios, huracanes, terremotos, emergencias provocadas por el hombre, amenazas o incluso eventos planificados, los hospitales deben responder de una manera que satisfaga las necesidades de los pacientes, el personal y los visitantes. El Sistema de comando de incidentes hospitalarios (HICS) les brinda un marco sobre el cual construir una respuesta rápidamente y escalarla para adaptarse a la magnitud de la situación. Es importante porque la gestión de un incidente a gran escala no es algo que la mayoría de las enfermeras, médicos o administradores hacen a diario.¿Qué es HICS?
HICS es simplemente un enfoque estandarizado para gestionar incidentes complejos. Cada hospital que adopta este proceso acepta seguir principios comunes y utilizar terminología estandarizada en caso de una emergencia o evento a gran escala. Los principios de HICS provienen del Sistema de Comando de Incidentes (ICS) desarrollado para manejar los incendios forestales en California en la década de 1970. Los incendios forestales utilizan recursos de muchas organizaciones diferentes, y esas personas no todas hicieron las cosas de la misma manera. ICS estandarizó la respuesta a los incendios, lo que hizo que todos fueran más eficientes y más seguros.
Incluso dentro de un solo hospital, cada departamento puede hacer las cosas de manera diferente. Al igual que durante un incendio forestal, HICS permite que el hospital estandarice su enfoque de un evento a nivel mundial, incluso si cada departamento hace las cosas a su manera durante las operaciones normales. En el servicio de bomberos, la adopción de ICS condujo a una gran cantidad de estandarización de la estructura de comando en los departamentos de bomberos individuales, lo que también está comenzando a ocurrir en la industria hospitalaria. Esto es bueno; las personas comprenden mejor los conceptos de HICS si los usan todo el tiempo.
ICS existe desde la década de 1970. El HICS se hizo popular unos 20 años después, principalmente en áreas familiarizadas con incendios forestales y cómodas con el uso de ICS. Después de los ataques del 11 de septiembre, el gobierno federal implementó el Sistema Nacional de Gestión de Incidentes (NIMS), que incorpora ICS. Desde entonces, HICS se ha vuelto mucho más común en todo el país y en todo el mundo.
Los beneficios de HICS
HICS tiene cinco elementos principales que funcionan en conjunto y permiten que un hospital gestione un incidente de forma eficaz:
- Desarrollar una estructura de comando que elimine la duplicación, se pueda escalar para adaptarse a las necesidades del incidente y siga un rango de control razonable (los incidentes más grandes necesitan más líderes)
- Integrar a personas de diferentes partes del hospital y de agencias externas en la estructura de mando.
- Identificar necesidades y establecer objetivos para resolver la incidencia.
- Desarrollar estrategias para lograr los objetivos
- Brindar apoyo y orientación a los responsables de llevar a cabo los objetivos (la respuesta táctica)
Las mejores prácticas para hacer que HICS funcione comienzan con la planificación. Alguien debe ser nombrado Gerente del Programa de Emergencia para planificar y guiar el Plan de Operaciones de Emergencia (EOP). También debe haber un espacio en el hospital dedicado para su uso como Centro de Comando del Hospital (HCC) en caso de un incidente que requiera una respuesta de HICS. Idealmente, el HCC tendrá múltiples líneas telefónicas dedicadas y conectividad a Internet. En una instalación moderna, el HCC debe tener redundancias para garantizar que pueda continuar funcionando incluso si la instalación pierde energía.
Alcance de control manejable
HICS fomenta el uso de un rango de control manejable, lo que significa que ninguna persona debería tener demasiados subordinados directos. Por lo general, la recomendación es mantener los equipos entre tres y siete personas. En otras palabras, si la tarea se puede realizar con cinco personas, un líder debería hacerlo. Si la tarea requiere 14 personas, debe haber al menos dos equipos, cada uno con su propio líder para dirigir el trabajo.
Este es uno de los principios más importantes de ICS y HICS. Durante las operaciones diarias en casi cualquier negocio, los líderes a menudo supervisan equipos de mucho más de siete personas. Eso funciona porque los trabajadores y los miembros del equipo suelen ser expertos en las tareas que realizan de forma rutinaria. La supervisión en esta situación se limita a circunstancias extraordinarias y la mayoría de los trabajadores son capaces de completar tareas sin la intervención de un líder de equipo.
Un incidente de emergencia o un evento especial es diferente. Esta es una situación única en la que se les pedirá a las personas que realicen tareas que no suelen hacer. Algunas tareas pueden ser similares a lo que hacen todos los días, pero a menudo vienen con una gran cantidad de preguntas que deben responderse a medida que avanza un incidente. Es importante no sobrecargar a los líderes con equipos inmanejables.
HICS aborda el alcance del control a través de una estructura de comando organizacional flexible. Por ejemplo, si una fuga de gas médico en una sola parte del hospital requirió que un departamento evacuara hasta que el mantenimiento pudiera apagarlo, el hospital podría activar el HICS con un Comandante de Incidentes (ver más abajo) y un par de miembros del personal de comando para dirigir el departamento sobre cómo responder. Si la filtración crece hasta el punto en que hay varios departamentos evacuando, ahora la cantidad de líderes aumenta hasta el punto en que un Comandante de Incidentes no puede realizar un seguimiento efectivo de todo lo que está sucediendo. Por lo tanto, el Comandante del incidente puede designar a alguien como Jefe de operaciones y a otra persona como Jefe de logística. Luego, esas dos personas pueden dirigir sus propios equipos y responder al incidente, lo que libera al Comandante del incidente para abordar otras cosas, como mensajes de información pública y notificación de líderes hospitalarios adicionales.
Estructura de comando de HICS
Un principio básico de ICS es la clara cadena de mando, que consta del Comandante del incidente y cuatro secciones: Operaciones, Planificación, Logística y Finanzas / Administración. Dependiendo de cuán complejo sea el incidente, cada sección de HICS se puede dividir en sucursales, unidades y equipos, dirigidos por directores de sucursales, líderes de unidades o equipos. El título de "gerente" está reservado para tareas que pueden cruzar muchas otras divisiones, como un gerente de estadificación o un gerente de seguimiento de pacientes. En ICS tradicional, hay subdivisiones adicionales que no se utilizan normalmente en HICS.
Una de las formas en que se identifica a los líderes de HICS es mediante el uso de chalecos con códigos de colores y sus títulos claramente visibles. Los colores asociados con cada sección se incluyen a continuación.
Personal de comando de incidentes (chalecos blancos)
El Comandante del Incidente (IC) es responsable de todo lo que sucede cuando él o ella está a cargo del incidente. El CI guiará y apoyará a los cuatro jefes de sección para establecer objetivos y cumplirlos. En caso de confusión o desacuerdo, el Comandante del incidente toma la decisión final. El CI puede tener personal adicional si es necesario, como un Oficial de Información Pública o un Oficial de Seguridad. El tamaño del personal del Comandante del incidente depende del tamaño y la complejidad del incidente.
Es probable que el comandante del incidente sea un administrador de hospital de alto rango, como el director ejecutivo, director de operaciones, director médico (CMO) o director de enfermería (CNO). Algunos hospitales utilizarán el administrador del programa de emergencia, que probablemente será la persona con el mejor conocimiento práctico de HICS. Dado que los incidentes suceden a todas horas, de día o de noche, también es bastante razonable suponer que un supervisor de enfermería o un administrador de guardia podrían necesitar ocupar el puesto hasta que un administrador de mayor rango pueda llegar allí.
En muchos casos, habrá varias personas responsables de la respuesta general a un incidente (incendios, violencia o desastres naturales, por ejemplo). En estos casos, representantes de cada agencia responsable del incidente colaborarán en lo que se conoce como Comando Unificado. De este grupo de Comando Unificado, alguien será designado para actuar como Comandante del Incidente.
Personal de la sección de operaciones (chalecos rojos)
La Sección de Operaciones es donde se realiza la mayor parte del trabajo. Todas las decisiones tácticas para lograr los objetivos del incidente son tomadas por el Jefe de la Sección de Operaciones (Jefe de Operaciones) que informa al Comandante del Incidente. Este puesto requiere un alto grado de conocimiento técnico sobre operaciones hospitalarias y, por lo tanto, se basará en el mismo grupo de candidatos que el Comandante del incidente. ¿Recuerda ese supervisor de enfermería que tenía que ser el Comandante del Incidente cuando el incidente comenzó a las 3:00 de la mañana? Ella es la mejor persona para el trabajo de Jefe de Operaciones tan pronto como el CEO aparece para asumir el cargo de IC.
La mayoría de las sucursales y unidades adicionales aparecerán debajo de la Sección de Operaciones a medida que un incidente crece y se vuelve más complejo. Es muy importante que el jefe de operaciones utilice sucursales para mantener un rango de control manejable.
- El director de la rama de atención médica dependerá del jefe de operaciones y supervisará todos los aspectos de la atención al paciente. Bajo el director de la rama de atención médica, podría haber un líder de la unidad de pacientes hospitalizados, un líder de la unidad de pacientes ambulatorios, un líder de la unidad de atención de heridos, un líder de la unidad de salud del comportamiento, un líder de la unidad de apoyo clínico y un líder de la unidad de registro de pacientes.
- El director de la rama de infraestructura es responsable de la instalación. En la mayoría de los hospitales, este sería el personal de mantenimiento. Bajo el director de la rama de infraestructura, podría haber un líder de la unidad de energía / iluminación, un líder de la unidad de agua / alcantarillado, un líder de la unidad de HVAC, un líder de la unidad de edificios / terrenos o un líder de la unidad de gases medicinales.
- El director de la rama de seguridad se explica por sí mismo y podría supervisar a un líder de unidad de control de acceso, un líder de unidad de control de multitudes, un líder de unidad de control de tráfico, un líder de unidad de búsqueda y un líder de unidad de interfaz de aplicación de la ley.
- El director de la sucursal de HazMat es responsable de la descontaminación de los pacientes o de las instalaciones y de responder a cualquier derrame. Las unidades bajo la rama HazMat incluyen Detección y Monitoreo, Respuesta a Derrames, Descontaminación de Víctimas y Descontaminación de Instalaciones / Equipos.
- El director de la rama de continuidad del negocio es quien mantiene las computadoras en funcionamiento. Suele ser una posición de liderazgo de TI. Bajo la Subdivisión de Continuidad del Negocio estaría la Unidad de Aplicaciones y Sistemas de TI, la Unidad de Continuidad de Servicios y la Unidad de Gestión de Registros.
- El Director de la Rama de Asistencia a la Familia del Paciente supervisa dos funciones vitales: la Unidad de Servicios Sociales y la Unidad de Reunificación Familiar. Dependiendo del tipo de incidente, estas unidades serán dos de las más ocupadas. Si bien parece una sucursal pequeña, podría tener el mayor impacto en la percepción del público sobre qué tan bien se manejó un incidente.
Sección de planificación (chalecos azules)
El Jefe de la Sección de Planificación informa al Comandante de Incidentes y es responsable de rastrear el incidente y los recursos. El jefe de la sección de planificación en realidad no planifica, pero es responsable de redactar el plan y de recopilar y difundir información. Las personas que son capaces de ser el Jefe de la Sección de Planificación incluyen a cualquier persona de arriba, así como un director de recursos humanos, un supervisor de enfermería o un director de instalaciones.
La Sección de Planificación es mucho más pequeña que la Sección de Operaciones con cuatro unidades: Recursos, Situación, Documentación y Desmovilización. En pequeños incidentes, el Jefe de la Sección de Planificación podría manejar todas las responsabilidades de esta sección solo.
Sección de logística (chalecos amarillos)
El Jefe de la Sección de Logística informa al Comandante del Incidente y es responsable de obtener todos los suministros, personal, equipo y otros recursos necesarios para realizar el trabajo. El jefe de logística podría ser el director de adquisiciones del hospital, un director de servicios de apoyo, un director de operaciones, un director de instalaciones o un director de almacén. La Sección de Logística ocupa el segundo lugar en tamaño después de la Sección de Operaciones. Hay dos ramas:
- La Rama de Servicio se encarga de mantener a todos hablando y alimentados. El director de la rama de servicio supervisa al líder de la unidad de comunicaciones, al líder de la unidad de servicios alimentarios y al líder de la unidad de equipos de TI / SI.
- La directora de la rama de soporte se asegura de que la jefa de la sección de operaciones tenga todo lo que necesita. La Rama de Apoyo tiene hasta cinco unidades: suministro, mano de obra y acreditación, salud y bienestar de los empleados, transporte y cuidado de la familia de los empleados.
Sección de Finanzas / Administración (Chalecos Verdes)
Probablemente no sea una coincidencia que el personal de la Sección de Finanzas use chalecos verdes. El Jefe de la Sección de Finanzas (también llamado Jefe de la Sección de Administración) realiza un seguimiento de los costos y procesa los pagos. Si la Sección de Logística solicita algo, la Sección de Finanzas lo adquiere (compra). La Sección de Finanzas tiene aproximadamente el mismo tamaño que la Sección de Planificación y, al igual que su hermana organizativa, el Jefe de la Sección de Finanzas puede actuar solo en el caso de incidentes más pequeños. Los buenos candidatos para el cargo de director financiero son el director financiero del hospital (CFO) u otro ejecutivo de finanzas, director de servicios comerciales, director de información (CIO), contralor / controlador o vicepresidente administrativo.